1. Главная
  2. Руководство Пользователя
  3. Руководство Пользователя

Карточки документов

Карточка документа содержит в себе документ и параметры для его поиска и автоматической подстановки в декларации. Карточки документов позволяют создавать и организовывать используемые в декларациях документы, а так же задать им критерии для их автоматической подстановки в декларации (поиск и подстановка документа из карточки по артикулу, коду ТНВЭД и т.д.).

Для того чтобы просмотреть, создать или изменить Карточку документа необходимо перейти с главной страницы ВО, нажав на Карточки документов в области Разделы. Также, используя верхнее меню, можно перейти в Карточки документов с любой страницы нажав на пункт Документы. На этой странице можно увидеть (при их наличии) все ранее созданные Карточки документов.

Создание Карточки документа

На странице списка Карточек документов нужно выбрать слева вверху пункт меню Добавить карточку. В появившемся окне необходимо выбрать минимум один критерий для поиска карточки (их можно изменить позднее в самой карточке) и параметр состояния карточки (активна или нет) - влияет на то, будет ли работать автоматический поиск документа, например, при добавлении спецификации. После нажатия на кнопку Сохранить откроется страница созданной карточки документа. Далее, необходимо добавить информацию о самом документе в только что созданную карточку, нажав на кнопку “Редактировать документ”. В открывшемся окне нужно указать все необходимые сведения (тип документа, признак предоставления, номер, дата и т.д.) и нажать на кнопку “Сохранить”.

Карточку документа можно использовать в режиме ручного добавления и в режиме автоматической подстановки. Для настройки автоматической подстановки нужно добавить сведения о товарах, для которых этот документ должен использоваться и автоматически подставляться с помощью кнопок Добавить сведения и Загрузить сведения из Excel. Заполняя сведения о товарах, можно руководствоваться расширенным синтаксисом.

Режим ручного добавления Карточки документа к товару

Для ручного добавления Карточки документа к товару, нужно находясь в декларации, перейти к области “Общие документы”, либо к документам конкретного товара и нажать на кнопку “Из карточек документов”. Выбрав документ (выбрать можно только один документ), нажать на кнопку “Сохранить”. После этого документ добавится в текущую декларацию. Его можно изменить, но нужно учитывать, что изменения внесенные в документ находящийся в декларации не сохранятся в Карточку документа. Поэтому если возникла необходимость сделать изменения, которые будут использоваться впоследствии, то документ нужно изменить в разделе “Карточки документов”.

Загрузка сведений из Excel

На странице списка Карточек документов нужно выбрать слева вверху пункт меню Загрузка сведений из Excel. В поле Excel-файл выбрать файл для загрузки, после чего нажать кнопку Закачать.

Рекомендация. Наполнение карточек нужно производить только используемыми в работе данными. Загрузка больших массивов неиспользуемых данных в Карточки документов может приводить к значительному замедлению в работе системы, а в некоторых случаях и невозможности полноценно использовать функционал поиска документов.

К примеру, создание Карточек документов с сертификатами позволяет значительно уменьшить временные затраты при наборе декларации. Допустим, имеется 3 сертификата по 200 артикулов каждый и 50 товаров (с разными артикулами) к каждому из которых необходимо прикрепить подходящий сертификат. При импорте спецификации с товарами в декларацию, необходимые сертификаты добавятся автоматически в товарную позицию. Для этого достаточно один раз создать Карточки документов с сертификатами, указать сроки действия и критерии для автоматической подстановки (в нашем случае по артикулам).

На нашем сайте так же доступно видео с процессом создания и использования Карточки документа.

Особенности использования данных из Карточки документа

Обратите внимание! При визуально идентичных критериях для автоматической подстановки, например артикула товара, документ может не распознаваться. Это происходит из-за использования различных символов в артикуле Карточки документа и в загружаемых данных из Excel-спецификации (например: с - русское и c - английское).

Поиск карточек документов производится только при загрузке данных из Excel-спецификации. Для корректной работы поиска в настройках рекомендуем выбирать минимум два критерия из списка (поиск по производителю, товарному знаку, модели…).

Обратите внимание! Поиск осуществляется по каждому выбранному критерию.

Фильтрация данных

В верхней части страницы со списком Карточек документов доступны фильтры для более быстрого поиска: по номеру документа, по торг. марке или производителю, по наименованию товара (обратка), по примечанию, по модели, по артикулу, Активна. Фильтры можно использовать совместно, после заполнения нужно нажать кнопку Применить.